Jak pomogliśmy agencji zatrudnienia obsłużyć więcej kandydatów
Skrócenie czasu przygotowania umowy z 20 minut do 1 kliknięcia oznacza, że jeden rekruter może dziś przeprowadzić więcej kandydatów przez proces zatrudnienia dziennie.
Wyzwanie
Każdy nowy kandydat, który przechodził przez proces zatrudnienia, oznaczał dla zespołu PSS Personnel to samo, żmudne zadanie: ręczne przepisanie jego danych z systemu CRM do gotowego szablonu umowy — w jednej z trzech wersji językowych (polskiej, angielskiej lub ukraińskiej), a czasem w wersji dwujęzycznej, gdy wymagał tego konkretny przypadek.
Przy takiej ilości ręcznego przepisywania błędy były tylko kwestią czasu — literówka, pominięte pole, niezgodność między wersjami językowymi tej samej umowy. Każda pomyłka oznaczała poprawki, a poprawki oznaczały opóźnienie w zatrudnieniu kandydata. Rekruterzy, zamiast rozmawiać z kolejnymi kandydatami, spędzali znaczną część dnia przy komputerze, przepisując te same dane w kółko.
Rozwiązanie
Zamiast ręcznie przepisywać dane, zbudowaliśmy automatyzację, która łączy się bezpośrednio z systemem CRM agencji. Rekruter wybiera kandydata z listy, klika jeden przycisk — a system sam pobiera potrzebne dane, dopasowuje je do właściwych pól w szablonie i generuje gotowy dokument.
Największym wyzwaniem było to, że proces musiał poprawnie obsłużyć wszystkie warianty językowe używane przez agencję. Automatyzacja generuje umowę w wybranym języku — polskim, angielskim lub ukraińskim — a w razie potrzeby także w wersji dwujęzycznej, gotową do wydruku lub podpisu elektronicznego, bez ręcznego przygotowywania każdej wersji od nowa.
- Integracja z CRM — dane kandydata pobierane bezpośrednio z bazy agencji, bez ręcznego wpisywania
- Automatyczne mapowanie danych — system sam rozpoznaje i przypisuje informacje do właściwych pól w szablonie
- Wybór języka lub wersja dwujęzyczna — umowa w polskim, angielskim lub ukraińskim, z opcją wygenerowania dokumentu dwujęzycznego
- Gotowe do podpisu — dokument wychodzi z systemu w formie gotowej do wydruku lub podpisu elektronicznego
Efekt
Dziś przygotowanie umowy zajmuje rekruterowi dosłownie chwilę — zamiast dwudziestu minut przy komputerze, wybór kandydata w CRM i jedno kliknięcie wystarczą, żeby dokument był gotowy w wybranym języku, a w razie potrzeby w wersji dwujęzycznej.
Ta różnica przekłada się bezpośrednio na to, ile osób zespół jest w stanie obsłużyć w ciągu dnia. Czas, który wcześniej pochłaniało przepisywanie danych, rekruterzy przeznaczają teraz na rozmowy z kandydatami i domykanie kolejnych rekrutacji — nie na papierkową robotę.
Zniknęły też błędy wynikające z ręcznego kopiowania danych między systemem a dokumentem, co oznacza mniej poprawek i szybsze finalizowanie zatrudnienia.