Automotion AI

Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu automotionai.pl oraz korespondencji e-mail jest Wiktor Waluga. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@automotionai.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej

a) Formularz kontaktowy

Dane: imię, adres e-mail, treść wiadomości.

Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy) oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa korespondencji).

b) Chatbot na stronie

Dane: treść rozmowy prowadzonej z chatbotem (może zawierać dane kontaktowe podane dobrowolnie przez użytkownika).

Cel: udzielenie odpowiedzi w czasie rzeczywistym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (Google Gemini).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — automatyczna obsługa zapytań).

c) Rezerwacja spotkania (Calendly)

Dane: imię, adres e-mail, wybrany termin spotkania.

Cel: organizacja spotkania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

d) Dane techniczne (adres IP, informacje o przeglądarce)

Cel: zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo i statystyka).

e) Korespondencja e-mail (kontakt@automotionai.pl)

Dane: treść wiadomości e-mail, adres e-mail nadawcy, imię i nazwisko oraz inne dane zawarte w treści wiadomości lub stopce (np. numer telefonu).

Cel: obsługa korespondencji biznesowej, automatyczna klasyfikacja wiadomości (np. zapytanie ofertowe, obsługa klienta, reklamacja) oraz generowanie odpowiedzi z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (Google Gemini). Treść wiadomości może być przetwarzana w formie wektorowej (embeddingu) w celu zapewnienia spójności odpowiedzi w ramach dalszej korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy lub jej wykonanie) w przypadku zapytań ofertowych i obsługi klientów; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa i porządkowanie korespondencji) w pozostałych przypadkach.

3. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom działającym na nasze zlecenie:

Google LLC (Gemini API) — przetwarzanie treści rozmów z chatbotem oraz klasyfikacja i generowanie odpowiedzi na wiadomości e-mail
Resend — wysyłka wiadomości e-mail z formularza kontaktowego
Calendly — obsługa rezerwacji spotkań
Vercel Inc. — hosting serwisu
Supabase Inc. — przechowywanie treści korespondencji w formie wektorowej (embeddingów) na potrzeby generowania odpowiedzi

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część wymienionych dostawców może przetwarzać dane na serwerach poza EOG. W takich przypadkach przekazanie odbywa się w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (SCC) lub inny mechanizm zgodności stosowany przez danego dostawcę.

5. Okres przechowywania danych

Dane z formularza kontaktowego i historii rozmów z chatbotem przechowujemy przez [X miesięcy — uzupełnij zgodnie z faktyczną praktyką], po czym są usuwane lub anonimizowane, chyba że wcześniej użytkownik zażąda ich usunięcia.

Treść korespondencji e-mail oraz jej reprezentacja wektorowa przechowywane są przez 6 miesięcy od ostatniej wiadomości w danej sprawie, po czym są usuwane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z obowiązków prawnych (np. przepisów podatkowych dotyczących dokumentacji księgowej).

6. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w tym ograniczony dostęp do systemów przetwarzających dane wyłącznie do upoważnionych osób. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia oraz, w uzasadnionych przypadkach, informuje osoby, których dane dotyczą.

7. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies zgodnie z art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Cookies wykorzystywane są w celach: zapewnienia prawidłowego działania strony (niezbędne), analizy ruchu (statystyczne), jeśli dotyczy — dopasowania treści marketingowych. Użytkownik może zarządzać zgodą na cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub banera cookies dostępnego na stronie. Zablokowanie niektórych cookies może wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W celu realizacji tych praw prosimy o kontakt na adres kontakt@automotionai.pl. Odpowiadamy na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka jest przeglądana co najmniej raz w roku oraz każdorazowo po wprowadzeniu istotnych zmian w sposobie przetwarzania danych (np. nowy dostawca, nowa funkcja serwisu). Data ostatniej aktualizacji wskazana jest poniżej.

Ostatnia aktualizacja: [DATA]